voorbeelden

eigen bureau met 4 collega’s

U heeft een klein eigen bureau samen met 3 andere collega’s. Voor uw werk bent u veel buiten de deur bij uw klanten of onderweg. U werkt alle vier erg hard en heeft verschillende projecten tegelijkertijd onder uw beheer.
De dossiermappen die u voor het werk heeft gebruikt blijven door de drukte op de bureau’s liggen. Ook heeft zich een stapeltje binnengekomen post gevormd.
Uw in-box van de email houdt u wel bij met uw smartphone, maar lang niet alle mails kunt u echt afhandelen. Daarvoor moet u toch even op kantoor zijn.
Er zitten inmiddels ruim 2000 mails in uw in-box. Als er een vraag over komt bent u eigenlijk best veel tijd kwijt met zoeken naar de betreffende mail en eventueel naar het antwoord. Ook zitten er veel ongeopende mails tussen waarvan onduidelijk is hoeveel werk er nog aan vastzit.
Verder is het voor uw werk belangrijk dat u als 4 collega’s regelmatig uw werk afstemt. Dit is essentieel voor de omgang met de klanten.

Hoe krijg je grip op deze verschillende aspecten van uw werk, die alle heel belangrijk kunnen zijn voor de kwaliteit van uw dienstverlening?

afdeling van grote organisatie

U geeft leiding aan een afdeling van een grotere organisatie. Medewerkers hebben hun vaste taken, maar het grootste deel van hun tijd wordt in beslag genomen door opdrachten die ad hoc binnenkomen en snel af moeten zijn. Op zich zijn die opdrachten regulier werk, maar het is niet precies bekend wanneer ze komen en wanneer ze af moeten zijn. Daarvoor bent u afhankelijk van andere afdelingen of externe opdrachtgevers.
Daardoor is de tijdsindeling en de planning van het werk door uw medewerkers moeilijk in de hand te houden. U zou hier graag wat meer grip op krijgen.

Ook leeft de wens om het werk van de medewerkers onderling meer op elkaar af te stemmen. Medewerkers zouden vaker taken van elkaar moeten kunnen overnemen.
Daarvoor moeten zij direct over de benodigde informatie kunnen beschikken.
Daarbij speelt ook dat de archiefmappen niet altijd goed worden bijgehouden.
Er staat niet op wat erin zit of de informatie die erin zou moeten zitten ligt op een bureau van een medewerker, ook nadat het project al afgelopen is.

Hoe zorg je dat dit allemaal wat vlotter loopt, en de werkdruk voor de medewerkers wat beter te verdelen en in de hand te houden is? Hoe zorg je dat de benodigde informatie up-to-date en beschikbaar is?

musicus

U bent musicus. Uw werk brengt met zich mee dat u heel veel verschillende soorten activiteiten onderneemt, zoals bijvoorbeeld meewerken aan concerten, lesgeven, repeteren; overleg met orkesten, koren, solisten;
Uw vak bijhouden; zelf lessen volgen; bestudering en analyse van muziekstukken;
Uw netwerk bijhouden: contacten onderhouden en nieuwe contacten leggen, etc.

Uw agenda heeft dus deels een vaste structuur (bv vaste repetities en lessen), deels een zeer wisselende structuur.
Er komen op het laatst afspraken bij en er worden afspraken afgezegd.
U moet veel reizen. Soms staan er onverwachte files.

Op zich is het al een hele klus om dit allemaal rond te krijgen. U wilt niet bij elke afspraak of repetitie op het allerlaatste moment binnen komen hollen. Dat gaat ten koste van de kwaliteit.
Ook heeft u tijd nodig voor reflectie, voor het onderzoeken en vormgeven van nieuwe dingen.
Daarom is ruimte in uw agenda nodig, en flexibiliteit.

Hoe organiseer je dat? Hoe zorg je dat je niet alleen met de waan van de dag bezig bent?
Hoe creëer je voorwaarden voor een goede concentratie?

medewerker buitendienst

U bent medewerker van een buitendienst. U hebt dus veel werkzaamheden buiten het kantoor. Toch is het ook voor u belangrijk bij te blijven bij de ontwikkelingen op kantoor, uw mail regelmatig te behandelen (dus niet alleen te checken met uw smartphone), en uw bureau schoon te houden. Dit sneeuwt vaak onder met post en documenten, die vaak op het toetsenbord worden neergelegd zodat u ze zeker zult zien als u binnen bent.Verder is het voor u heel belangrijk contact te houden met collega’s die hetzelfde soort werk als u doen, zodat u kan afstemmen en onderling de coördinatie op orde houdt.

Hoe regel je deze zaken, als individuele medewerker maar ook als team?

kunstenares met veel verschillende projecten

U bent kunstenares. U heeft veel verschillende projecten van verschillende aard door het hele land. Ook de tijdsduur van de projecten varieert enorm. U bent betrokken bij een aantal theaterproducties; u zit in de organisatie van een expositie op een festival; ook doet u fotowerk in opdracht.Daarnaast probeert u tijd in te ruimen voor het maken van eigen werk, met name olieverfschilderijen. Dit vergt de nodige concentratie. In een uurtje hier en daar bij elkaar gesprokkeld komt geen groot schilderij tot stand.
Ook wil u tijd besteden aan het uitwerken van nieuwe ideeën. Soms moet u daarvoor onderzoek doen.
Bij dit alles is het ook nog eens erg belangrijk om professionele en persoonlijke contacten goed te onderhouden en voor een constante stroom opdrachten te zorgen.
Uw atelier moet in een zodanige staat zijn dat het uitnodigt tot het maken van werk en het ontvangen van geïnteresseerden.

Dit alles is redelijk complex om te overzien en te managen. Vaak gaat de tijd zomaar op aan dagelijkse verplichtingen en het regelen van zaken.

Hoe hou je al deze ballen in  de lucht?
Soms kan het helpen om een paar keer van gedachten te wisselen met iemand die helemaal buiten uw vakgebied staat. Als aanvulling zou u zonder extra kosten feedback per email kunnen krijgen als u daar behoefte aan heeft.

Reacties zijn gesloten.